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重庆理工大学财务报销规定
时间:2018/09/13 11:13:02 ??作者:胡迎东 ??来源:财务处

重庆理工大学文件

重理工发〔201871

关于印发重庆理工大学财务报销规定》的通知

校属各单位:

重庆理工大学财务报销规定》已经2018518日第15次校长办公会审议通过,现印发给你们,请认真组织学习,并严格遵照执行。

特此通知

? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 重庆理工大学 ?

? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 2018518 ?

重庆理工大学财务报销规定

第一章 ?总则

第一条 ?为规范学校各项支出管理,优化支出结构,提高资金使用效益,促进学校事业健康发展,根据《中华人民共和国会计法》等法律法规规定,结合学校实际情况,制定本办法。

第二条 ?本办法中的各项支出是为完成学校教学、科研、行政、后勤等任务发生的必要支出,包括部门基本支出经费、专项经费、科研经费以及自筹经费等支出。所有支出应当与学校业务活动具有相关性,不得将无关支出在学校经费中列支。

第三条 ?学校各项支出应遵循先有预算,后有支出的原则,严格按照相关经费管理办法规定的范围和标准进行列支,没有标准的应通过一定方法或按照学校采购与招投标管理办法确认经费支出的依据。

第二章 ?支付管理

第四条 ?根据《中华人民共和国现金管理暂行条例》规定,严格现金使用范围,凡一次性支出金额超过1000元的,应通过银行转账或公务卡方式进行结算。

第五条 ?根据《重庆理工大学公务卡管理办法》规定,凡具备刷卡条件的公用经费支出,都应使用公务卡进行结算。持卡人发生公务支出时,使用公务卡刷卡结算,并取得公务卡刷卡凭据和相关票据作为财务报销依据,不能取得公务卡刷卡凭据的,应提供公务卡账单作为报销依据。因使用公务卡结算而发生的刷卡手续费支出,能提供相关资料证明产生刷卡手续费的可以报销。

不具备刷卡条件的,应由收款方出具不具备刷卡条件的说明并加盖发票专用章,同时注明联系方式;不具备办理公务卡条件的教职工,应通过银行转账进行结算。

第六条 ?校内各部门间发生各项经济业务活动,应通过校内转账进行结算,不得支付现金。除饮食服务中心外,其他部门办理内部转账需要先到预算科办理相关手续。

第三章 ?财务报销基本规定

第七条 ?财务报销应遵循的原则

财务报销应遵循一事一报原则。对同一经济业务活动的开支要按规定进行逐级审批,并一次性完成报销,不得以各种理由或名目将支出金额化大为小,化整为零,进行拆分审批或财务报销,逃避审查和财务监督。严禁以虚构经济业务套取国家资金。

第八条 ?财务报销审批规定

财务报销审批严格按照《重庆理工大学经费审批办法》相关规定执行,审批程序按照自下而上办理。各项经费支出严格执行财务一支笔审批制度,各级审批人员在学校规定的审批权限内承担相应的责任。经费审批实行回避制度,审批人不能审批本人、配偶及直系亲属经办的经费支出业务,应报上一级领导审批。科研项目负责人经办的事项,由所在部门负责人审批。部门负责人或项目负责人不能履行审批职责,需要授权他人代为行使审批职责的,应填写经费报销审批授权书并及时到财务处备案,见附件1

第九条 开具发票的规定

开具发票付款方或购买方(俗称发票抬头)名称必须是重庆理工大学,否则不予报销;校属独立核算单位不得开具抬头是重庆理工大学的发票,应开具单位完整名称,并在校属独立核算单位报销。非公务活动不得开具抬头是重庆理工大学的发票。

第十条 ?财务报销票据相关规定

发票和收据是重要的报销凭证,是会计资料中具法律效力的证明文件,报销人对提供的票据及附件真实性、合法性负责。

(一)取得的票据应真实、合法、有效

从外部取得的增值税专用发票和增值税普通发票必须有税务监制章及加盖票据开具单位的发票专用章,收据或结算票据须印有财政监制章,并加盖开具单位的结算专用章、收费专用章。境外取得的票据需注明用途并经外事部门审核后方可报销。因电子发票具有可重复打印的特点,为避免重复报销,报销人需要在电子发票背面注明承诺取得的电子发票只报销一次并签字。报销人提交的票据必须有报销人签字,同时还需验收人或证明人签字。

(二)票据报销的时效性

为真实、准确反映学校当年的财务收支情况,取得的票据应及时报销,票据报销的有效期为自开票之日起一年内,原则上过期票据不予报销。

(三)票据的其他规定

不予报销票据:假发票、假收据、过期发票、已被禁止使用的发票(或收据)、不合格发票(或收据)以及其他不规范票据;用于个人和家庭消费支出的发票(或收据),如娱乐、康体、旅游、医疗、消费卡、充值类、生活用品等方面支出。严禁通过非法手段取得票据套取国家资金。提供虚假发票的,谁提供谁负责。

报销同一单位开具的连号或号码接近的多张发票,将视同为一张发票管理。发票金额超过10000元的,报销人应在发票所属税务机关网站进行真伪验证,报销时提供发票验证结果。

(四)票据遗失需办理的手续

票据遗失需提供开票单位票据存根联或记账联的复印件,并由开票单位注明此件是我单位提供,与原件相符”并加盖发票专用章,报销时同时提供由当事人出具经所在部门负责人审批的票据遗失说明;确实无法取得证明的原始凭证,如火车票等,由当事人出具经证明人和部门负责人签字的票据遗失说明,注明车次、卧铺等级、票价等事项。票据遗失说明,见附件2

第十一条 ?财务报销准备

办理财务报销手续时,需提供经审批后的报销单,需要说明事项应按照财务审核要求提供相关材料及必要的书面说明。报销人须按照报销单或支出明细表对票据整理归类,从左到右鱼鳞状分类粘贴在粘贴单上,整体要平整,中间不要凸起,便于凭证的装订与保存,确保原始凭证各要素清晰可见,最后用燕尾夹汇总固定。凭证在最左侧装订,签章、金额、说明、备注等请避开此区域。票据中不能夹杂有订书针、大头针、回形针等金属物品。粘贴单见附件3

第十二条 ?财务报销办理

办理报销业务需要登录数字校园-财务-财务报销,选择业务对应单据按照系统要求及提示进行填写,科研横纵向经费报销需按照项目分别填写。打印报销单,按报销单提示办理审批签字手续。

报销单经财务人员审核后,对于不符合财务报销规定的报销单据予以退回,并以电话、短信等方式通知报销人,报销人应在收到通知后的3个工作日内取回问题单据,并按照财务人员通知要求进行整改、完善,逾期不取回的问题单据将被定期销毁;审核无误的单据将在3-5个工作日完成支付。

第四章 ?财务报销具体规定

第十三条 ?学校各项支出包括办公费、印刷费、咨询费、手续费、水费、电费、邮电费、物业管理费、交通费、差旅费、因公出国(境)费、维修(护)费、租赁费、会议费、培训费、公务接待费、专用材料费、劳务费、委托业务费、公务用车运行维护费、其他交通费用、其他商品和服务支出、专项经费支出等。

(一)办公费

反映单位购买按财务会计制度规定不符合固定资产确认标准的日常办公用品、书报杂志、电脑配件等支出。报销办公费时需提供加盖销售单位发票专用章的销售明细或购物清单。

(二)印刷费

反映单位的印刷费支出。包括打印费、复印费、装订费、印刷费等费用。报销印刷费需提供加盖发票专用章的内容清单。

(三)咨询费

反映单位咨询方面的支出,包括向财务、审计、法律、设计、战略等专业机构咨询时所支付的费用。咨询对象为个人的,按照《重庆理工大学劳务费发放管理办法》规定的范围及标准,发放到提供咨询服务人员的银行卡上,不得代发;咨询对象为单位的,报销时应注明咨询内容并提供咨询服务合同。

(四)邮电费

反映单位开支的信函、包裹、货物等物品的邮寄费及电话费、电报费、传真费、网络通讯费等。

(五)差旅费

反映单位工作人员出差发生的城市间交通费、保险费(每次一份)、住宿费、伙食补助费和市内交通费。市内交通补助、伙食补助应发放到出差人员银行卡上,不能代领。

1.差旅费报销按照《重庆理工大学差旅费管理办法》规定执行。

2.国内机票应在政府采购机票管理网站购买,报销时须提供电子行程单、登机牌、公务卡账单明细。通过电子登机牌登机的,登机小票作为报销附件。

3.参加由外单位主办的会议或培训,报销时需要提供会议通知、培训通知或邀请函;外出调研的,报销时应提供校外调研信息表,见附件4。会议注册费、会议费、培训费、资料费等相关费用须与差旅费同时报销。

4.因公外出办事,由学校派车往返的,不再发放市内交通补助,报销时需提供学校办公室派车证明;租用车辆往返的,租车费用在所属部门用车经费中列支,租车费用与差旅费须同时报销,并提供出租车辆单位派车记录表,不再发放市内交通补助。

5.由接待单位承担往返交通费或提供住宿的,凭合作方提供的有效证明,按规定发放市内交通补助和伙食补助;由接待单位免费安排伙食或已报销了伙食费的,应实事求是,不再领取伙食补助。

(六)租赁费

反映租赁办公用房、宿舍、专用通讯网以及其他设备等方面的费用。房屋租赁费报销时需提供房屋租赁合同;专用设备租赁费包括租用计算机、服务器等专用设备产生的费用,报销时需提供租赁合同;网络信息系统租赁费包括租用专用通讯网、云服务器等产生的费用,报销时需提供租赁合同;其他租赁费是指用于与教学业务相关的除房屋、设备、网络信息系统以外的其他租赁费用,如场地、服装租赁费等。

(七)会议费

反映单位在会议期间按规定开支的住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、医药费等支出。校内单位举办或承办会议发生的所有费用,应一次性集中报销,横纵向课题需提供会议签到表、会议通知和会议纪要。报销会议费需提供会议支出明细表,见附件五。

(八)培训费

反映单位开展培训直接发生的各项费用支出,包括住宿费、伙食费、培训场地费、讲课费、培训资料费、交通费、其他费用。由学校组织的培训,不发放市内交通补助;学校统一提供伙食的,不再发放伙食补助。校内单位举办或承办培训发生的所有费用,应一次性集中报销,并提供有培训内容、培训人数、培训地点、培训学时等信息的说明。报销培训费需提供培训费支出明细表,见附件6

(九)公务接待费

反映单位按规定开支的各类公务接待(含外宾接待)费用,包括接待时产生的住宿费、伙食费、宴请费、交通费等。国内公务接待按照《重庆理工大学国内公务接待管理办法》规定执行,报销时需提供发票、派出单位公函(介绍信、会议通知、情况说明等)和重庆理工大学国内公务接待审批报销单,见附件七。公务接待用餐标准:工作餐(含自助餐)不超过60/人、一般公务宴请不超过100/人、校级公务宴请不超过150-200/人。因工作需要加班用餐的,按照不超过30/人的标准报销,报销时须注明加班人员、时间及事项。

(十)专用材料费

反映单位购买日常专用材料的支出。具体包括药品及医疗耗材,农用材料,兽医用品,实验室用品,专用服装,消耗性体育用品,专用工具和仪器,艺术部门专用材料和用品等方面的支出。发票内容笼统的,需提供盖有销售盖单位发票专用章的购货清单。

(十一)劳务费

反映支付给外单位和个人的劳务费用,如临时聘用人员、钟点工工资,稿费、翻译费,评审费等。劳务费发放等应发放到相关人员银行卡上,不得超标准发放劳务费,不得虚构劳务费发放事由,伪造领款人信息,不得代签代领。

1.劳务费发放按照《重庆理工大学劳务费发放管理办法》规定执行。

2.校外人员劳务费发放应尽量选择五大行(工、建、中、农、交),校外人员报销单仅限当月有效,跨月需重新填报。科研横纵向经费发放劳务费应根据项目预算及相关政策据实发放。

3.劳务报酬计税相关规定

劳务报酬所得是指:个人从事设计、装潢、安装、制图化验、测试、医疗、法律、会计、咨询、讲学、新闻、广播、翻译、审计、书画、雕刻、影视、录音、录像、演出、表演、广告、展览、技术服务、介绍服务、经纪服务、代办服务以及其他劳务取得的所得。

按照税法相关规定,在编教职工劳务费直接发放到个人银行卡上,并统一计入工资按工资薪金所得计税;与学校签订用工合同的临时聘用人员,按照工资薪金所得计税;其他非在编人员(含在校学生)发放的劳务费,按照劳务报酬计税。劳务报酬所得及计税标准参见下表:

劳务报酬应税所得额计算标准

级数

收入金额

应税所得额

1

不超过800

0

2

超过800月至4000

收入-800

3

4000元以上

收入*80%

劳务报酬税金计算标准

级数

应税所得额

税率

速算扣除数

1

不超过20000元部分

20%

0

2

超过20000元至50000元部分

30%

2000

3

超过50000元部分

40%

7000

(十二)委托业务费

反映因委托外单位办理业务而支付的委托业务费,包括版面费、专利费、检索费、加工协作费、技术引进费、数据采集费、测试化验费等费用。

版面费包括在会议或期刊上发表论文,包括境内版面费和境外版面费。境内版面费报销需发票、录用通知或期刊目录及论文首页;境外版面费报销需提供形式发票(Invoice)或收据(Receipt)、录用通知、缴费通知、论文首页并到国际合作交流处办理审核手续。非核心期刊单笔版面费限报800元,核心期刊超过部分如需报销,需科研处签字盖章(科研横纵向经费除外)。专利费需先到科研处办理备案后再报销。

(十三)其他交通费用

反映单位除公务用车运行维护费以外的其他交通费用。如公务交通补贴,租车费用、出租车费用等。报销租车费用开具发票品名必须是车辆租赁费,油费、过路过桥费等不能报销,开票单位是旅游公司的,还需要提供合同或协议,并出具书面说明,内容包括业务事项、参与人员、行程安排及相关费用明细,严禁公款旅游或变相公款旅游。

(十四)其他商品和服务支出

反映上述科目未包括的日常公用支出。如行政赔偿费和诉讼费、国内组织的会员费、来访费、广告宣传以及离休人员特需费、离退休人员公用经费等。

(十五)专项经费支出

1.实习费

实习经费按照《重庆理工大学实习经费使用管理办法》规定执行。实习费开支范围:实习管理费、学生交通费、学生住宿费、实习指导教师差旅费、实习单位指导教师讲课费、保险费、资料费、打印费、复印费、元器件耗材费等。报销实习费需提供实习计划表和学生校外实习支出明细表,学生校外实习支出明细表见附件8。对于确需到旅游景点写生等特殊实习,还应提交有具体行程安排的实习计划,包括实习时间、实习地点、实习目的和要求、实习内容及进度安排等。

2.学生活动费

学生活动费按照《重庆理工大学学生活动经费管理办法》规定执行。学生活动经费开支范围:印刷费、租赁费、交通费、住宿费、劳务费、委托业务费、专用材料费、其他费用。学生活动经费必须专款专用,不得挤占挪用,不得用于与开展学生活动无关的经济活动。报销学生活动费时需提交学生活动支出明细清单,见附件九。

3.党建专项经费

党建专项经费按照《重庆理工大学基层党组织党建专项经费管理办法》规定执行。党建专项经费开支范围:租车费、城市间交通费、伙食费、住宿费、场地费、讲课费、资料费和其他费用。党建专项经费不得发放个人伙食补助及校内人员讲课费。报销党建专项经费时需提交党建专项经费支出明细单,见附件10

第五章 其他注意事项

第十四条 ?借款

办理借款按照《重庆理工大学暂付款管理办法》规定执行。借款遵循一事一借”“前款不清,后款不借的原则,实际支出应与借款用途相符。经济业务活动完成后,应及时办理借款冲销手续。借款最长期限为3个月,因特殊情况在规定期限内无法冲销借款的,必须在借款到期前填写借款冲销延期申请表并提交到财务处备案,见附件11;对于无正当理由、逾期未核销的暂付款,将暂停借款人办理新的借款及报销业务,超过1个月仍未办理冲销报账的,暂停该项目的经费使用,直至结清借款为止。

借款有对公转账和现金两种形式,原则上不办理现金借款(包括对私转账),如有特殊情况,确实无法通过转账或公务卡结算的,请出具书面说明,严格控制现金金额并详细说明现金用途;办理对公转账借款,需提供借款事项的证明(如项目预算、设备、材料采购合同、项目协作合同或协议、举办活动的文件、会议通知等)。

第十五条 ?采购项目报销相关规定

采购项目报销按照《重庆理工大学采购与招投标管理实施办法(试行)》规定执行。

(一)分散采购。2以下、单价1000元以下的实行二级部门分散采购,分散采购应采用网上报销,报销时不需要提供分散采购申请单,由实施采购的二级部门自行存档。采购货物、服务、工程金额超过5000元的,报销时需要提供合同,合同签署须遵照《重庆理工大学合同管理办法(试行)》的相关规定。

(二)集中采购。2万元以上或单价1000元以上的实行集中采购;2万元以上、单价1000元以下的批量采购,由采购中心相关人员作为验收人在发票后签字,2万元以上采购项目报销时应提供合同,并严格按照合同约定付款。

(三)报销流程。分散采购及低值易耗品采购填写网上报销单;集中采购、需要办理入库家具、采购申请单上有DJ(冻结)字样以及合同上注明需要分批付款的,须填写重庆理工大学采购项目报销单见附件12),报销单据按照报销单、发票、红色联入库(低值易耗品的入库单,需要红色和黄色两联同时粘贴在发票后面)、公务卡账单或者POS单小票、政府采购申请表顺序粘贴。采购申请表上面有DJ字样的,请先到预算科办理解冻预算指标再报销;采购申请单上物品分批采购并报销的,请报销人自行复印,下次报销时提供复印件。黄色联的入库单,不粘贴,由小夹子附在最后。从科研项目报销设备时,每一设备只能从一个科研项目列支,不能拆分。

采购进口设备除以上资料外,需另外准备的附件:重庆市政府采购货物购销合同、代理进口协议、代理进口单位采购合同、付款委托、中华人民共和国海关进口货物报关单、中华人民共和国海关进出口货物征免税证明、外币发票(代理结算发票列支清单、相关清关杂费、代理手续费发票,全额发票无后两样)。

第十六条 ?科研项目报销规定

(一)科研项目报销按照《重庆理工大学科研经费管理办法》等相关规定执行。

(二)科研项目遵循专项经费专项使用原则,一项经济业务活动原则上只能在一个项目里报销,且应该严格按照项目任务书或项目合同协议执行。

(三)纵向课题原则上不能报销自驾差旅费、燃油费、交通卡、市内出租车等。

(四)项目组成员中非校内人员差旅费参照《重庆理工大学差旅费管理办法》规定报销;

(五)科研横纵向采购项目参照《重庆理工大学货物和服务采购实施细则》规定执行,如有需要交付给委托单位的设备等,需在项目合同书内注明并有对方单位加盖有单位公章的验收证明。

第六章 ?财务报销禁止事项

第十七条 ?为贯彻落实中央八项规定、六项禁令,进一步规范预算执行,健全财务报销制度,加强廉政风险防控,加强经费的使用和管理,提高报账的效率,为经费报销划红线,明确经费使用和管理的行为禁区,遏制各种不合理的开支,特明确财务报销禁止事项如下:

(一)违规发放津贴、补贴

不得巧立名目,违规新设项目发放津贴、补贴,或者发放国家已明令取消的津贴、补贴。不得超过规定标准、规范发放各类津贴、补贴。不得虚构事由发放津贴、补贴。

(二)违规购买、发放、赠送购物卡

不得以任何理由用公款购买、发放、赠送购物卡和各类有价消费券。

(三)违规开支国内、国际差旅费

不得虚构出差事由、虚列出差人员;不得进行无明确公务目的的差旅活动;不得进行异地部门、学校之间无实质内容的学习交流和考察调研;不得以各种名义变相公款旅游。不得报销未经学校外事主管部门审批同意的出国出境费用。不得超标准报销国内、国际差旅费。

(四)违规开支会议费

不得在《关于严禁党政机关到风景名胜区开会的通知》中列示的地点举办各类会议。不得动用财政性经费举办各类典礼、庆典活动。不得借会议名义组织旅游、安排与会无关的参观考察或宴请,不得发放礼品、纪念品、地方土特产等。不得使用会议费、培训费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支无关的其他费用。不得超过国家和学校规定的会议标准开支会议费。

(五)违规开支接待费

不得动用公款进行相互走访、送礼、宴请等活动。不得超过国家和学校规定的接待费标准,不得提供高档菜肴、高档酒水。不得扩大接待范围,增加接待项目,不得开支娱乐、健身等类别的支出。

(六)违规发放校外人员劳务费

不得虚构劳务费发放事由,伪造领款人信息、签名。不得超标准发放校外人员劳务费。

(七)违规报销个人和家庭支出

不得报销任何用于个人和家庭消费的支出,如手机、眼镜、生活用品、娱乐、健身、医疗、培训、通讯、参观旅游等支出。

(八)违规报销虚假发票

不得报销虚假发票或不符合国家规定的发票。不得虚构业务,报销没有真实经济业务发生、从其他渠道取得的发票。不得报销下列发票:无明细清单的大额书费、打印费、办公用品费等;连号出租车车票;发票内容和开票单位经营范围不符的发票。

(九)违规预存转移资金

不得将经费预存至近期无计划发生经济业务的校外单位。不得在没有发生实际业务的情况下,以测试费、合作费等名义将经费划拨到校内其他部门、课题组。

第七章 ?附则

第十八条 ?办理报销所需的票据粘贴单及相关表格可在数字校园-办公文件下载-财务处中下载。

第十九条 ?本规定由财务处负责解释。

第二十条 ?本规定自发布之日起施行。科研横纵向项目及专项经费有相关管理办法的从其规定。

附件:1.经费报销审批授权书

2.票据遗失说明

3.原始单据粘贴单

4.校外调研信息表

5.会议支出明细表

6.培训支出明细表

7.重庆理工大学国内公务接待审批报销单

8.学生校外实习支出明细表

9.学生活动支出明细清单

10.党建专项经费支出明细清单

11.重庆理工大学借款冲销延期申请表

12.重庆理工大学采购项目报销单

?抄送:校领导。

重庆理工大学校长办公室 ? ? ? ? ? ? ? ? ?2018523日印发